キャリアの棚卸しという言葉は、転職活動の準備として紹介されることがほとんどです。職務経歴書を書く前にやっておくもの、という位置づけですね。
ただ、棚卸しは転職する人だけのものではありません。自分がこれまで何をやってきて、何ができるようになったのかを整理する作業なので、今の会社で次に何をやるかを決めるときにも同じように使えます。
この記事では、キャリアの棚卸しのやり方を5つのステップで説明したうえで、採用する側には結局どういう情報が伝わるのか、そして転職しない場合にどう活かすかまで整理します。
キャリアの棚卸しとは？自己分析との違い
キャリアの棚卸しとは、これまでの業務経験を書き出して、何をやってきたのか、その結果どんなスキルが身についたのかを整理する作業です。倉庫の在庫を数えるのと同じで、まず手持ちのものを全部出して並べるところから始まります。
自己分析との違い
似た言葉に自己分析があります。混同されやすいのですが、扱う対象が違います。
キャリアの棚卸しは、事実を扱います。いつ、どの部署で、何を担当し、どう進め、どうなったか。ここに解釈は入りません。
自己分析は、価値観や志向を扱います。何を大事にしたいのか、どういう働き方が合っているのか。こちらは主観の話です。
順番としては、棚卸しが先です。事実が並んでいない状態で「自分は何がしたいのか」を考えても、材料がないので堂々巡りになります。逆に、事実を並べてから見返すと、自分がどういう仕事で手応えを感じてきたのかが見えてきます。
何のためにやるのか
目的は大きく2つです。ひとつは、自分の経験を外に伝わる形にすること。もうひとつは、次に何をやるかを決める材料をつくることです。
前者は転職活動で使いますが、後者は転職しなくても使います。
棚卸しは、転職のためだけのものではない
キャリアの棚卸しを解説している記事の多くは、転職活動の準備として書かれています。棚卸しをして、職務経歴書に落とし込んで、応募する。この流れです。
ただ、棚卸しでわかることは、そこに限りません。
自分が何を身につけてきたのかがわかる。3年前の自分と今の自分で、できることがどう変わったか。変わっていないなら、それも重要な情報です。
どういう仕事で手応えを感じるかがわかる。人と話す仕事だったのか、一人で詰める仕事だったのか。決める側だったのか、実行する側だったのか。やりがいが感じられないと悩んでいる場合にも役立つ視点で、この点は仕事にやりがいを感じないときの考え方でも扱っています。
今の会社で次に何を取りにいくかが決まる。足りない経験がはっきりすれば、上司に相談する内容も具体的になります。何を目指して積み上げるかを考えたい場合は、キャリアアップの方法もあわせて読んでみてください。
つまり棚卸しは、辞めるかどうかとは無関係にできる作業です。むしろ、転職を決める前にやっておくほうが判断の精度が上がります。
そもそも今の仕事を続けるべきか迷っている段階なら、仕事、このままでいいのかと感じたときの整理のしかたから読むと順番がつかみやすいはずです。
迷ったままにしないために、まず現在地を整理するところから。
LINEで相談してみるキャリアの棚卸しをするメリット
具体的なメリットを整理しておきます。
自分の強みが言葉になる。強みは、内省だけでは出てきません。やってきたことを並べて、共通点を探す作業から出てきます。「自分には強みがない」と感じている人の多くは、強みがないのではなく、事実が整理されていないだけです。
応募書類が書けるようになる。職務経歴書が書けない原因のほとんどは、文章力ではなく材料不足です。棚卸しが終わっていれば、あとは並べ替えるだけになります。
面接で具体的に話せるようになる。聞かれてからその場で思い出そうとすると、どうしても抽象的な答えになります。事前に事実を洗い出しておくと、質問の角度が変わっても具体例を出せます。
今の環境で足りないものが見える。何が身についていないかがはっきりすると、社内で取りにいく経験の目標を立てられます。
判断が感情に流されにくくなる。転職を考えるとき、材料がないと知名度や年収といったわかりやすい情報に引っ張られます。棚卸しが済んでいると、自分の基準で比べられるようになります。
課題が明確になる。できていることの一覧ができると、その裏返しとして、できていないことも見えます。漠然と不安を抱えている状態より、課題が具体的になっているほうが手の打ちようがあります。
今後の方向性を考える土台ができる。キャリアプランを立てようとして手が止まるのは、将来から逆算しようとするからです。過去の事実が並んでいれば、その延長線上で考えられるようになります。
キャリアの棚卸しのやり方【5ステップ】
ここからが実際の手順です。紙でもスプレッドシートでも構いません。1回で完成させようとせず、2〜3日に分けて書き足していくほうがうまくいきます。
棚卸しを行うときのポイントは、各ステップを完璧に仕上げようとしないことです。後の工程で必ず見返すことになるので、最初は粗くて構いません。
STEP1：やってきた仕事を書き出す
まず、これまで担当した仕事をすべて書き出します。プロジェクト単位でも、日常業務でも構いません。粒度は揃えなくて大丈夫です。
期間の目安は、直近3年か、今の会社に入ってからの全期間です。長く働いている場合は、まず直近3年から始めて、あとから遡ってください。
ここで大事なのは、評価をしないことです。うまくいった仕事も、そうでない仕事も、地味な業務も全部書きます。選別は後の工程でやります。
STEP2：目的・やったこと・結果に分ける
書き出した仕事を、3つの列に分けます。
- 目的：何のためにやったのか
- やったこと：具体的に自分が何をしたのか
- 結果：どうなったのか
この3分割が棚卸しの中心です。特に真ん中の「やったこと」を具体的に書けるかどうかで、後から使える情報になるかが決まります。
「顧客対応をした」ではなく、「問い合わせ内容を分類して、頻度の高い5件をマニュアル化し、他部署にも共有した」まで書きます。誰が読んでも同じ場面が浮かぶ粒度が目安です。
STEP3：時系列に並べて、変化を見る
3分割したものを、時系列に並べます。
見るのは、任される仕事がどう変わってきたかです。担当範囲が広がったのか、難易度が上がったのか、それとも同じことを繰り返しているのか。
ここで変化が見えない場合、それは本人の問題ではなく、環境がそういう構造になっている可能性があります。判断材料としてそのまま使えるので、無理にポジティブに解釈しなくて構いません。
STEP4：共通点から強みを抽出する
並べたものを見返して、うまくいった仕事の共通点を探します。
探す軸は、仕事の種類ではなく、自分がどう関わったかです。人を巻き込む場面だったのか、一人で詰める場面だったのか。決める側だったのか、実行する側だったのか。数字を扱ったのか、言葉を扱ったのか。
3つか4つ挙げると傾向が出ます。これが強みの候補です。1つの成功体験から強みを決めると偏るので、複数の事例に共通して出てくるものを選んでください。
STEP5：次に試すことに落とす
最後に、整理した結果から次のアクションを決めます。
足りない経験は何か。強みの隣にあって、まだやったことのない領域はどこか。
それは今の環境で取りにいけるか。担当を変える、他部署と組む、異動を検討する。取りにいけるなら、上司に相談する内容がここで具体化します。
取りにいけないなら、外を見る材料になる。社内で動かせる範囲を試したうえで難しいなら、それは転職を検討する根拠になります。
ここまでやって、棚卸しは完了です。
「書けることがない」と感じたときは
棚卸しでいちばんよくあるのが、書き出す段階で手が止まることです。「特別なことは何もやっていない」「実績と呼べるものがない」と感じてしまう。
これは、事実の解像度が粗いために起きています。仕事を「営業」「事務」といった大きな単位で見ていると、たしかに書くことは出てきません。
1日単位まで下げる
対処法はシンプルで、粒度を下げることです。
昨日1日、何をしたか。誰と話し、何を判断し、何を作ったか。それを1週間分書き出すと、必ず何かが出てきます。
出てきたら、そこに「なぜそうしたのか」を足します。なぜその順番でやったのか、なぜその相手に先に確認したのか。この「なぜ」の部分が、後で強みにつながる材料になります。
成果が数字にならない職種の場合
数字で示せる仕事ばかりではありません。バックオフィスや管理系の業務では、成果が数値化しにくいのが普通です。
その場合は、前後の変化を書きます。何がどう変わったか。処理にかかっていた時間、確認の手戻りの回数、他部署からの問い合わせの内容。数字にならなくても、変化として書けば伝わります。
うまくいかなかったことも書く
成功体験だけを集めようとすると、書けることは一気に減ります。うまくいかなかった仕事、途中で方針が変わった案件、判断を間違えたこともそのまま書いてください。
次の見出しで触れますが、この部分こそ後から効いてきます。
採用する側に伝わるのは、どういう情報か
棚卸しは、最終的に職務経歴書や面接という形で外に出ます。では受け取る側は、そこから何を読み取っているのか。
棚卸しの段階でここを意識しておくと、後の工程が変わります。
事実が具体的に語れるか
まず見られるのは、何をやったかという事実です。
抽象的な表現でまとめられた経歴は、判断材料になりません。「チームの生産性向上に貢献しました」だけでは、何をしたのかがわからない。読む側は、その人が実際にどう動く人なのかを知りたいので、具体が欠けていると評価のしようがありません。
さらに言えば、具体を避けて雰囲気で伝えようとする話し方は、能力以前に誠実さの問題として受け取られることがあります。本人にその意図はなくても、そう見えてしまう。棚卸しの段階で事実を細かく残しておくことは、この事態を防ぐ意味でも有効です。
事業全体の中でどう解釈しているか
事実の次に見られるのが、その仕事を全体の中でどう位置づけているかです。
自分の担当業務が、会社の方針やサービス全体のどこに効いていたのか。それを自分の言葉で説明できるかどうか。ここで、事業に対する理解度が見えます。
とくにビジネス職では、この視点があるかどうかが分かれ目になります。目の前の作業を指示通りにこなしていただけなのか、なぜそれが必要なのかを考えながらやっていたのか。同じ業務でも、説明の仕方でまったく違って見えます。
そしてこれは、能力の話であると同時に、仕事への向き合い方の話でもあります。適当に処理していた人には、この説明ができません。
難しかったことを言えるか
意外に思われるかもしれませんが、うまくいかなかったことをきちんと言える人は、受け取る側から見ると印象が良いものです。
理由は2つあります。ひとつは、難しさを認識できているということは、その仕事を深く理解している証拠だから。表面をなぞっただけでは、どこが難しかったのかもわかりません。
もうひとつは、自分を客観的に見られているとわかるからです。できたことしか話さない人より、できなかったことも把握している人のほうが、次の環境でも伸びる可能性が高いと判断されます。
だから棚卸しでは、成功した仕事と同じ密度で、詰まった仕事も書いておいてください。
数字は必要だが、数字だけでは足りない
多くの解説記事が「成果は数字で示しましょう」と書いています。これ自体は正しく、数字があると伝わりやすくなります。
ただ、数字だけでは判断材料になりません。なぜその結果になったのかが説明できて初めて、再現性のある能力として受け取られます。売上が伸びたのが本人の工夫によるものなのか、市場全体が伸びていたからなのかで、意味はまったく変わるからです。
棚卸しのSTEP2で「やったこと」を具体的に残しておくのは、このためです。結果そのものより、そこに至るプロセスのほうが、その人の働き方をよく表します。
なお、ここで挙げた4つは、応募書類の書き方のテクニックではありません。棚卸しの段階で何を残しておくかの話です。手元に事実がなければ、書き方をいくら工夫しても中身は出てきません。
棚卸しの結果を、今の環境で使う
棚卸しが終わったら、まず今の会社で使います。転職するかどうかを決めるのは、そのあとで構いません。
上司との会話が具体的になる
「このままでいいのか悩んでいます」と相談すると、多くの場合は励まされて終わります。相手からすると、何をしてほしいのかがわからないからです。
棚卸しが済んでいると、伝え方が変わります。「これまでこういう経験を積んできて、次はこの領域をやりたいので、この案件に関わらせてほしい」と言える。断られたとしても、なぜ難しいのかという理由が返ってきます。その理由自体が、その会社で動かせる範囲を教えてくれます。
異動や担当変更の判断材料になる
足りない経験がはっきりすると、社内公募や配置転換を検討するときの基準ができます。どの部署に行けば何が身につくのかを、自分の物差しで比べられるようになります。
目標が現実的になる
期の目標を立てるとき、棚卸しをしていないと「もっと頑張る」のような曖昧な内容になりがちです。
すでにできていることと、まだできていないことが分かれていれば、次に達成したい状態を具体的に書けます。半年で何を任される状態を目指すのか、そのために誰と組む必要があるのか。行動まで落ちている目標は、上司にも共有しやすく、実現の確率が上がります。
希望を伝えるときも同じです。「成長したい」ではなく「この領域の経験が足りないので、次はここをやりたい」と言えると、話が具体的に進みます。
環境そのものを見直すきっかけになる
STEP3で、任される仕事が数年変わっていないとわかった場合。それは努力の問題ではなく、環境の構造の問題かもしれません。
市場価値を高めるとは「環境を選ぶ」ことでも扱っていますが、身につくものは環境にかなり左右されます。成長できる会社の特徴とあわせて確認してみてください。
職種や業界を変える場合の考え方は、30代のキャリアチェンジは職種の中身で判断が変わるで扱っています。
棚卸しの結果から次に何を優先するかを決める手順は、転職の軸は条件ではなく「なぜ」から決めるで扱っています。
転職活動で使う場合
外に出ると決めた場合の使い方も整理しておきます。
職務経歴書に落とし込む
STEP2の3分割が、そのまま職務経歴書の骨格になります。目的・やったこと・結果の順に並べ、そこに数字を足す。ゼロから書くより格段に楽になります。
自己PRをつくる
STEP4で抽出した強みが、自己PRの中身になります。ここで大事なのは、強みを言い切るだけで終わらせないことです。その強みが表れた場面を2つ以上添えると、根拠のある話になります。
応募する企業と照らし合わせる
棚卸しは、応募先を選ぶときにも使えます。
求人票に書かれている業務内容と、自分が書き出した経験を並べてみる。重なる部分がアピールできる箇所で、重ならない部分は入社後に新しく覚えることです。この照合をしておくと、志望動機が「憧れ」ではなく「自分の経験がどう活きるか」の話になります。
業界や職種を変える場合はとくに重要です。そのまま持ち込める経験と、持ち込めない経験を分けておかないと、入社後に想定とのずれが出ます。同じ業界の中でも、企業ごとに求められる動き方は違うので、事前に確認できる範囲は確認しておいてください。
面接の準備に使う
面接で聞かれることは、突き詰めると「何をやったか」「なぜそうしたか」「何が難しかったか」の3つです。棚卸しが済んでいれば、質問の角度が変わっても事実から答えられます。
なお、転職するかどうかをまだ決めていないなら、転職すべきか迷ったときの判断基準や、不満はないけど転職すべきかもあわせて読んでみてください。
定期的にやると何が変わるか
棚卸しは、転職を考えたときだけの作業にしないほうが効果があります。
半年か1年に一度やっておくと、変化が記録として残ります。前回と比べて何が増えたのか、何も増えていないのか。この差分は、その場で1回だけ棚卸ししてもわかりません。
また、記憶が新しいうちに書いたほうが、事実の解像度が高くなります。3年前の案件を思い出そうとしても、細部は抜け落ちています。
そして、定期的に自分の仕事を振り返る習慣そのものが、仕事の質を変えます。自分が何をやっているのかを客観的に見られる人は、次に何をすべきかも自分で見つけられるからです。棚卸しは、書類を書くための作業であると同時に、この見方を身につける訓練でもあります。
やり方としては、期末や年度末など区切りのタイミングに合わせるのが続けやすい方法です。前回作成したものに追記していく形にすれば、毎回ゼロから書き直す必要はありません。1回目に時間がかかっても、2回目以降は30分程度で終わります。
社内に1on1や目標面談の仕組みがあるなら、その前に棚卸しを更新しておくと役立ちます。面談の場で自分から提案を出せるようになり、任される仕事が変わるきっかけにもなります。制度をサポートとして活用できるかどうかは、準備しているかどうかで決まります。
よくある質問
棚卸しにはどれくらい時間がかかりますか
まとまった時間を取るなら2〜3時間ですが、一度で終わらせようとしないほうが質は上がります。書き出しに1日、整理に1日、見返して足すのに1日、というくらいの分け方が現実的です。
フォーマットやシートは必要ですか
なくても構いません。目的・やったこと・結果の3列が作れれば、スプレッドシートでもノートでも同じです。フォーマットを探すこと自体が目的にならないよう注意してください。
経験が浅くても意味はありますか
あります。むしろ入社1〜3年目のほうが、記憶が鮮明なぶん精度の高い棚卸しができます。書けることが少なくても、1日単位まで粒度を下げれば必ず出てきます。
転職する気がなくてもやる意味はありますか
あります。今の環境で次に何を取りにいくかを決める材料になりますし、上司との会話が具体的になります。むしろ、転職を決めていない段階のほうが冷静に整理できます。
無料のツールや診断は使ったほうがいいですか
補助として使うぶんには構いません。ただ、診断結果はあくまで傾向を示すもので、事実の書き出しの代わりにはなりません。ツールを使う場合も、STEP1とSTEP2は自分の手で書いてください。
過去の経験はどこまで遡ればいいですか
まずは直近3年で十分です。それより前は、現在の仕事につながっているものだけを拾えば構いません。新卒からの全期間を書き出そうとすると、途中で止まってしまう人が多いので、範囲を区切って始めるほうが完走できます。
一人でやるのが難しいときは
書き出しは一人でできますが、STEP4の強みの抽出は主観が入るので、第三者に見てもらうと精度が上がります。社内の先輩、社外の同じ職種の人、あるいは直接の利害関係がない相手。相手によって返ってくる視点が違うので、複数の人に見せられると理想的です。
まとめ：棚卸しは、伝えるための準備であり、自分を客観的に見る訓練
キャリアの棚卸しは、転職活動の準備作業として紹介されることが多いですが、実際にはもっと幅の広い使い方ができます。
手順をもう一度整理します。
- やってきた仕事をすべて書き出す
- 目的・やったこと・結果の3つに分ける
- 時系列に並べて、任される仕事の変化を見る
- うまくいった仕事の共通点から強みを抽出する
- 足りない経験を特定し、今の環境で取りにいけるかを考える
書けることがないと感じたら、粒度を1日単位まで下げてください。成功体験だけでなく、うまくいかなかったことも同じ密度で書いてください。
そして、外に伝わるのは具体的な事実と、それを事業全体の中でどう捉えているか、そして何が難しかったかを認識できているかです。数字は伝わりやすくしますが、数字だけでは判断材料になりません。
自分の仕事を客観的に見られるようになることが、棚卸しの本当の効果です。そしてそれは、転職するかどうかとは関係なく効いてきます。
大切なのは、完璧な棚卸しを一度で仕上げることではありません。粗くてもいいので手を動かして、自分自身の経験を一度外に出してみることです。並べてみると、思っていたより持っているものがあると気づく人のほうが多いはずです。
